Plantasjen "luket" bort manuelt regnskapsarbeid - ZData
Skip to Navigation | Skip to Content

Plantasjen «luket» bort manuelt regnskapsarbeid

Siden Plantasjen åpnet sin første butikk i Norge for over 35 år siden, har de spredd seg til hele Norden. Nå har de over 130 butikker – og da sier det seg selv at det blir mye tall og regnskap å holde styr på.

Kilde: Plantasjen

For å håndtere denne store økningen i regnskapsarbeid hadde Plantasjen to alternativer: Enten måtte de øke størrelsen på økonomiavdelingen betraktelig, eller så måtte de finne en måte å redusere det manuelle rutinearbeidet. Plantasjen gikk for sistnevnte, og det er her vi i ZData kommer inn. For når det kommer til ZData sine løsninger, så vil ikke flere nye butikker eller økt salg, bety økte regnskapskostnader og enda mer arbeid på de ansatte.

ZData har derfor vært en viktig støttespiller for Plantasjen innen automatisering av økonomi og regnskap. Vi har blant annet levert programvarer til Plantasjen som: automatiserer inn- og utbetalinger og automatisk bokfører korttransaksjoner fra kasse og nettbutikk. I tillegg står ZData også bak den automatiske avstemmingsløsningen som Plantasjen bruker.

Full automatikk i Visma Business

Konsernregnskapssjef i Plantasjen, Monika Mellum forteller at de har brukt Visma Business som regnskapssystem i mange år. Det var i forbindelse med at Visma tidligere brukte ZData sine programmer at vi kom i kontakt med ZData, utdyper hun.

– På et tidspunkt ønsket vi å automatisere bokføring av korttransaksjoner fra samtlige fysiske betalingsterminaler i konsernet. Dermed tok vi i bruk ZDatas løsning som bokfører innbetalinger og gebyr fra oppgjørsleverandør til korrekt avdeling helt automatisk. Det var der vi begynte å få hjelp, som sparte oss for mye arbeid, fortsetter Mellum.

Tidligere ble innbetalingene og gebyrene fra oppgjørsselskapene bokført manuelt. Med over 130 butikker, hvor alle har flere betalingsterminaler ble dette svært tidkrevende for Plantasjen. I tillegg gjorde gebyrene at bankavstemmingen ble et mareritt. Med Settlement fra ZData kunne bedriften si farvel til tidkrevende bokføringsprosesser og vanskelig avstemming.

Ønske om å ha med ZData videre

I 2019 byttet Plantasjen regnskapssystem, for å dekke behov knyttet til logistikk og varehåndtering. Det nye systemet var derimot ikke like god og brukervennlig som det de hadde tidligere. For å oppnå samme grad av automatisering og like effektive regnskapsrutiner som de hadde fra før, ønsket Plantasjen å ha med seg ZData videre.

Det var veldig greit å ha med seg en aktør man kjente godt fra før og som tidligere har gitt oss god hjelp og støtte.

Monika Mellum, Konsernregnskapssjef i Plantasjen

Plantasjen har i flere år brukt ZData Control, som er ZDatas løsning for automatisk avstemming. Denne løsningen er alltid oppdatert uten manuell innlesning av transaksjoner fra verken regnskapssystem eller bank. I tillegg kan man bokføre direkte fra løsningen for å behandle faste trekk i banken eller andre avvik mellom bank og regnskap.

– Avstemmingsprogrammet til det nye ERP-systemet klarte ikke å dekke våre komplekse behov. På bakgrunn av dette og at vi tidligere har vært godt fornøyd med ZData, valgte vi å beholde deres avstemmingsløsning videre.

Siden ZData sine produkter har støtte for de aller fleste ERP-systemer lot dette seg enkelt gjøre, og med rask onboarding var selve overgangen problemfri.

FAKTA PLANTASJEN:

  • Nordisk butikkjede som spesialiserer seg på planter, vekstprodukter og hagemøbler
  • Har mer enn 120 butikker i Norge, Sverige og Finland
  • Grunnlagt i Norge i 1986
  • Har over 2400 ansatte

Fornøyd med samarbeidet

Ifølge Mellum ville hverdagen vært mer arbeidskrevende uten ZData sine løsninger. Spesielt med tanke på å avstemme regnskapet.

 – Hvordan har dere opplevd samarbeidet i alle disse årene?

– Vi har vært veldig fornøyde. Vi synes ZData har vært profesjonelle og dyktige til å automatisere og effektivisere våre regnskapsrutiner. Automatiseringen har spart oss for mye tid og ressurser, og samtidig redusert unødvendig manuelt arbeid betraktelig, avslutter Mellum.

Gjenkjenner du utfordringene med tidkrevende og manuelt regnskapsarbeid, slik som Plantasjen stod overfor etterhvert som de ble større? Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat, så kartlegger vi hva vi kan gjøre for din bedrift for å spare tid med regnskapsoppgaver.